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Eine Frau die sich vor dem Laptop Dokumente durchließt und einen Finanzplan erstellt

Finanzplan erstellen 1: Anforderungen

In den folgenden Artikeln wird erklärt, wie man einen Finanzplan erstellen kann, der den hohen Ansprüchen von Investoren gerecht wird. Im ersten Artikel geht es um die Grundregeln, die man bei der Erstellung des Finanzplans befolgen sollte. Der Finanzplan muss vier Anforderungen erfüllen, damit der Leser sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren kann. Er sollte leicht zugänglich, übersichtlich, einfach nachvollziehbar und leicht anpassbar sein. Aber wie kann man all diese Kriterien erfüllen?

Leicht zugänglich

Wie bereits in dem Artikel wie man einen Cap Table erstellt erwähnt, ist .csv das vorherrschende Dateiformat und Microsoft Excel das am häufigsten benutzte Tabellenkalkulationsprogramm bei Investoren. Ein Finanzplan ist normalerweise deutlich komplexer als ein Cap Table und beinhaltet häufig fortgeschrittene Formeln und Visualisierungen. Da diese zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen und Dateiformaten häufig nicht richtig konvertiert bzw. dargestellt werden, ist das Thema Kompatibilität sehr wichtig. Kein Investor hat Lust beim Öffnen eines Finanzplans eine Fehlermeldung angezeigt zu bekommen oder herauszufinden, dass der ganze Finanzplan nicht funktioniert, weil eine Berechnung nicht durchgeführt werden kann. Deshalb sollten Gründer den Finanzplan am besten nicht in Google Sheets oder Apple Numbers erstellen, sondern MS Excel verwenden. Wer ein anderes Dateiformat oder Tabellenkalkulationsprogramm verwendet, sollte die Kompatibilität mit Excel zumindest vorher testen. Ich würde ebenfalls davon abraten, das Dokument ausschließlich online über OneDrive oder Google Drive zur Ansicht verfügbar zu machen. Die Funktionalität im Browser hat noch nicht ganz das Niveau des Desktops erreicht und komplexe Dokumente im Browser zu betrachten ist noch immer eine Qual. Am besten schickt man deshalb den Finanzplan als Anlage per Email. Falls dies aufgrund der Dateigröße nicht möglich ist, sollte man die Datei zum Download anbieten und den Link per Email verschicken.

Um Verwirrung auf beiden Seiten zu vermeiden, sollte man dem Dokument einen passenden Namen geben. Der Dateiname Finanzplan ist sehr verbreitet, aber leider komplett ungeeignet, da Investoren gleichzeitig viele Finanzpläne verschiedener Startups prüfen und sich auch die Suche nach dem Dokument sehr schwierig gestaltet. Besser ist es also einen Namen zu wählen, der aus einer Kombination des Namens des Startups, dem Typ des Dokuments und einer Versionierung besteht. Die Versionierung kann dabei entweder auf einer fortlaufenden Nummerierung oder auf dem Datum der letzten Änderung basieren. Für das Startup Dropbox würde der Finanzplan dementsprechend Dropbox_Finanzplan_v3.csv oder Dropbox_Finanzplan_22.01.2015 heißen. Es ist auch vollkommen in Ordnung die Versionierung beim Versenden des Finanzplans an den Investor wegzulassen. Dies kann allerdings zu Missverständnissen führen, da es bei verschiedenen Versionen nicht einfach möglich ist herauszufinden, über welche Version des Dokuments der Investor gerade spricht.

Übersichtlich

Wer schon einmal einen Finanzplan gesehen hat, in dem alle Rechnungen auf einem Tab durchgeführt werden, kennt das Problem der Übersichtlichkeit. Es ist sehr einfach den Überblick zu verlieren und man verbringt eine Menge Zeit mit Suchen und Scrollen. Deshalb sollte man den Finanzplan auf verschiedene Tabs aufteilen. Es gibt keine goldene Regel, wie viele Tabs man dabei verwenden kann und welche Inhalte ihren eigenen Tab haben sollten. Aus meiner Erfahrung würde ich dazu raten, nicht mehr Tabs zu verwenden, als bei Excel auf einem Laptop Bildschirm gleichzeitig Platz finden.

Ein übersichtlicher Finanzplan ermöglicht es zudem auf einen Blick den gesuchten Wert zu finden. Um dies zu erleichtern, sollte man die Orientierung mit Rahmenlinien, unterschiedlichen Hintergrundfarben und fetter Schrift erleichtern. Weniger wichtige Informationen können zudem durch Gruppierungen anfangs versteckt werden.

Einfach nachvollziehbar

Damit ein Finanzplan einfach nachzuvollziehen ist, sollte der Leser möglich wenig zwischen Tabs hin und her springen müssen. Berechnungen sollten deshalb wenn möglich nicht zu viele Werte von unterschiedlichen Tabs beinhalten. Die Tabs sollten zudem kurze und prägnante Namen haben, damit die Formeln nicht zu lang werden. Zudem sollten Formeln ausschließlich Verweise auf andere Zellen enthalten. Das heisst, dass in einer Formel niemals eine Zahl vorkommen sollte. Davon ausgenommen sind sinnvolle mathematische Abkürzungen wie a*(1+b) anstelle von a + a*b.

Leicht anpassbar

Ein von Anfängern häufig begangener Fehler ist das sogenannte Hardcoding, also die Verwendung von Zahlen und einfachen Rechnungen anstelle von Formeln und Verweisen. Dies ist besonders für Anfänger einfacherer und schneller als ein sauberer Aufbau, führt aber mittelfristig zu deutlich mehr Arbeit. Während sich Formeln leicht anpassen lassen und Zusammenhänge zwischen Inputfeldern neu verlinkt werden können, müssen hardgecodete Felder vollständig ersetzt werden. Dadurch kann nichts von der bereits geleisteten Arbeit weiter genutzt werden. Zudem können nur sehr schwer unterschiedliche Szenarien mit verschiedenen Annahmen gerechnet werden. Um dies zu erleichtern empfiehlt es sich alle wichtigen Annahmen des Finanzplans in einem Tab unterzubringen. Damit kann der Gründer bzw. Investor schnell Änderungen an den Annahmen vornehmen und die Auswirkungen auf den Finanzplan testen.

Bild: liquene (flickr)

Tim hat über sechs Jahre Erfahrung im Bereich Startups und Finanzierung. Er arbeitete bei zwei Venture Capital Fonds, leitete den Bereich Finanzen für ein VC finanziertes Unternehmen und war Mitgründer von zwei Startups.

Tim Weiss

Tim hat über sechs Jahre Erfahrung im Bereich Startups und Finanzierung. Er arbeitete bei zwei Venture Capital Fonds, leitete den Bereich Finanzen für ein VC finanziertes Unternehmen und war Mitgründer von zwei Startups.